Kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền nhà hàng, quán cafe giúp bạn ăn nên làm ra

Bạn đang có nhu cầu tìm một máy tính tiền quán cafe, máy tính tiền cho quán ăn, nhà hàng nhưng trên thị trường có quá nhiều loại và bạn không biết nên lựa chọn sản phẩm nào cho hợp túi tiền và nhu cầu sử dụng?

Hiện nay, máy tính tiền còn được biết đến dưới nhiều tên gọi khác nhau, chẳng hạn như: máy POS bán hàng, máy tính tiền in hóa đơn, máy order nhà hàng,… nhưng chung quy lại chúng đều có chức năng giúp bạn quản lý cửa hàng một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức.

Bài viết dưới đây đây, Blog Sapo sẽ chỉ bạn kinh nghiệm chọn mua máy tính tiền quán cafe, trà sữa,  máy tính tiền nhà hàng một cách đúng đắn và tiết kiệm nhất. Cũng như giải đáp cho câu hỏi máy tính tiền quán cafe giá bao nhiêu hiện đang được rất nhiều người quan tâm.

Máy tính tiền quán cafe nhỏ, quán trà sữa là điều cần thiết cho công việc kinh doanh của bạn

Chuyện là vầy, tôi có một ông bạn tên là Hưng đang chuẩn bị mở quán cafe, có bán cả trà sữa, đồ uống và kèm theo một số món ăn vặt. Theo dự kiến thì còn 1 tuần nữa là quán đi vào hoạt động rồi. Hôm qua, tôi có gọi cho Hưng để hỏi han về tình hình setup quán cũng sẵn tiện ôn lại chuyện cũ cho trọn vẹn “tình bằng hữu”.

Tôi có hỏi về việc quản lý quán bằng cách nào thì Hưng trả lời là quản lý bằng sổ sách với excel thôi. Wow, thật ngạc nhiên, “thời buổi này, ai mà quản lý bằng excel với sổ sách nữa, thời đại công nghệ bây giờ nhà nhà đều chuyển sang dùng máy tính tiền, máy order cảm ứng hết rồi ông anh của tôi ơi!” – tôi bảo với Hưng. Sẵn dịp đó, Hưng lại nhờ tôi tìm mua hộ một chiếc máy tính tiền phù hợp với quán cafe sắp mở.

Qua bao ngày tìm hiểu và hỏi han nhiều người, thì cũng đã tìm được một cái máy hết sức ưng ý. Sẵn tiện đây, mình sẽ chia sẻ lại những kinh nghiệm lựa chọn một giải pháp tính tiền cafe đơn giản dễ sử dụng, hội tụ đủ tiêu chí “ngon, bổ, rẻ”, và mình sẽ chỉ các bạn những dòng máy tính tiền quán cà phê dành được sự ưu ái của nhiều chủ cửa hàng nhất nhé.

1. Máy tính tiền quán cafe, quán trà sữa, quán ăn là gì?

Bạn nào không biết nên cứ tưởng máy tính tiền quán cà phê giống như cái máy tính casio phải không nào? Không đâu nha, các loại máy tính tiền cảm ứng dùng cho các nhà hàng, quán ăn, quán cafe, trà sữa…

Hiện nay ngoài chức năng thanh toán nhanh chóng theo đơn, chúng còn được tích hợp phần mềm quản lý nhà hàng để có thể giúp cửa hàng của bạn order món ăn cho khách nhanh chóng. Nó giúp các nhân viên của quán kiểm tra chính xác bàn nào còn trống để phục vụ khách book bàn nhanh hơn.

Đồng thời giúp kiểm soát và báo cáo chi tiết doanh thu theo ngày/tháng, quản lý tình trạng số lượng nguyên vật liệu trong kho,… và còn rất nhiều tiện ích khác. Bởi vậy, máy tính tiền đã trở thành một phần không thể thiếu cho các cửa hàng kinh doanh trà sữa, cafe, quán ăn… hiện nay.

Kinh doanh mà không nắm bắt và ứng dụng kịp thời xu hướng công nghệ thì coi như bạn đã chuẩn bị cho sự thất bại rồi đó.

Máy tính tiền là sản phẩm không thể thiếu giúp hỗ trợ kinh doanh cafe, trà sữa hiệu quả

2. Máy tính tiền quán cafe có mấy loại?

Hiện nay có rất nhiều loại máy tính tiền cho quán cafe, nhà hàng.. và chúng được phân loại chủ yếu thành các loại sau

2.1. Máy tính tiền quán cafe nhỏ loại đơn giản

Loại máy tính tiền này có đặc điểm là giá thành rẻ, phù hợp cho những cửa hàng quy mô nhỏ, ít hàng hóa và nhân viên.

Có giá thành rẻ, được dùng cho những cửa hàng quy mô nhỏ, ít hàng hóa và nhân viên. Cấu tạo máy đơn giản, ít nút bấm, bộ nhớ ít và chức năng chính chỉ là cộng trừ giá tiền và in bill, và có 1 màn hình hình led nho nhỏ hiển thị giá tiền. Người ta ưu ái gọi cái máy tính tiền này với cái tên là máy tính tiền mini. Nghe quá là dễ cưng luôn phải không.

Máy tính tiền mini dễ sử dụng và giá thành rẻ

2.2. Máy tính tiền giá rẻ dành cho quán cafe, quán ăn

Mà nói thật, nếu bỏ tiền mua cái máy tính tiền đơn giản thì thôi mình sẽ thêm chút đỉnh tiền để đầu tư một cái loại trung bình này. Bởi nó có nhiều tính năng hơn, đặc biệt là xịn xò hơn nhiều.

Máy tính tiền cho quán cafe loại trung bình

Máy tính tiền cho quán cafe loại trung bình này dùng trong những cửa hàng có quy mô tầm 5 – 7 nhân viên và tiếp khoảng từ 20 đến 70 lượt khách/ ngày. Thích hợp dùng trong những quán cafe nhỏ. Có thể quản lý, lữu trữ thông tin từ 6000-10000 mặt hàng và có khả năng kết nối với trung tâm quản lý.

2.3. Máy tính tiền nhà hàng, quán ăn, quán cafe được dùng nhiều nhất hiện nay

Máy tính tiền quán cafe nằm trong danh sách dưới đây bao gồm tất cả chức năng của hai loại trên, bộ nhớ lớn hơn, đồng thời được tích hợp thêm nhiều năng tuyệt vời khác như: quản lý hàng tồn, kết nối với những máy khác trong hệ thống, lữu trữ hóa đơn trong thời gian dài.

Thật sự tiện lợi hơn nhiều. Bởi vì xác định là làm ăn lâu dài và ngày càng phát triển nên cũng phải tìm mua loại máy tốt tốt xíu. Trời cũng không phụ người có lòng, cuối cùng mình cũng đã tìm được một cái máy bán hàng ưng ơi là ưng đó là máy tính tiền nhà hàng Sapo FnB.

Máy tính tiền cảm ứng 1 màn hình Sapo FnB S2 mini thích hợp với các quán cafe, trà sữa, nhà hàng quy mô nhỏ và vừa. FnB S2 mini sở hữu màn hình với cấu hình mạnh, tính năng hiện đại, màn hình rộng giúp nhân viên dễ dàng thao tác bán hàng và quản lý. Máy tính tiền S2 mini có thể được sử dụng phù hợp với nhiều quy mô cửa hàng và cách thức kinh doanh.

Máy tính tiền, máy order quán ăn, quán cafe Sapo FnB S2 mini

Quán cafe, trà sữa kinh doanh theo hình thức tự phục vụ, khách hàng đến tại quầy gọi món và thanh toán hóa đơn tại chỗ thì máy tính tiền Sapo FnB S2 mini cho phép thực hiện tất cả các tính năng như ghi nhận món, in hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý tồn kho, thanh toán bằng nhiều hình thức ví điện tử, quét mã QR.

Nếu quán của bạn kinh doanh theo hình thức nhân viên đến bàn order món cho khách thì ngoài những tính năng trên, chủ kinh doanh có thể trang bị cho nhân viên thiết bị ghi nhận order như điện thoại, máy tính bảng và được đồng bộ hóa với tất cả thiết bị bởi phần mềm quản lý.

• Sapo FnB S2 – 2 màn hình cảm ứng

Tương tự chức năng của máy tính tiền cảm ứng Sapo FnB S2 mini, dòng sản phẩm máy tính tiền FnB S2 có thêm 1 màn hình giao tiếp với khách hàng, cho phép hiển thị menu để lựa chọn và số tiền thanh toán cần rõ ràng  làm hài lòng khách hàng.

Ngoài ra, màn hình phụ này có thể hiển thị các thông tin quảng cáo, chương trình khuyến mãi mới của quán. Vì vậy máy tính tiền pos 2 màn hình là lựa chọn hàng đầu cho bạn muốn làm quán trà sữa, quán cafe lớn.

3. Kiểm soát chặt chẽ nhờ ứng dụng công nghệ vào quản lý

Quản lý bộ phận thu ngân là khâu rất quan trọng, nó được ví như là “trung tâm đầu não để cung cấp tài chính” cho toàn cửa hàng vậy. Theo tôi thấy, thường thì sẽ có trường hợp thừa tiền thiếu tiền xảy ra. Thừa tiền thì không nói gì đi, mà thiếu tiền thì thu ngân sẽ đền, có nơi sẽ cảnh cáo rồi đưa ra hình phạt các kiểu.

Những biện pháp trên liệu có giải quyết được triệt để vấn đề? Thay vì đối phó và sử dụng những cách khắc phục tạm thời, hãy sẵn sàng học cách quản lý quầy thu ngân một cách hiệu quả, khoa học, và ngăn chặn những sai sót không đáng có đúng không nào. Và biện pháp đó chính là sử dụng máy tính tiền quán cafe, trà sữa, quán ăn.

3.1. Xử lý những hóa đơn hủy, đổi món

Với tất cả các trường hợp điều chỉnh, sửa đổi hóa đơn đều cần quản lý trực tiếp chỉnh sửa, và liên cuối in gửi khách hàng phải được thông qua quản lý. Một số phần mềm hiện nay chỉ có thể dừng lại ở việc sửa hóa đơn nhưng chưa phân quyền được cho riêng quản lý, điều này là một trong những điều hạn chế.

Với phần mềm này , tính năng cho thu ngân được phân quyền rất rõ ràng. Đơn đã in tạm tính chỉ quản lý mới có thể sửa và điều chỉnh món cũng như giá tiền.

Quản lý thu ngân với máy tính tiền

3.2. Phương thức thanh toán

Luôn luôn nhắc nhở khách hàng giữ hóa đơn và thực hiện thanh toán khi kiểm tra đúng đủ đồ. Đối với những trường hợp bất khả kháng như mất điện, máy in trục trặc, hóa đơn tay buộc phải có chữ ký hoặc sự giám sát của quản lý. Đặc biệt không được tự động thanh toán mà không có hóa đơn.

Đối với những nhà hàng, quán ăn, sử dụng ứng dụng tính tiền, thu ngân sẽ được điền tên trên phiếu thanh toán và chịu trách nhiệm nếu có phát sinh, nhầm tiền của khách hàng. Điều này khiến nhân viên phải cẩn thận hơn khi thực hiện thanh toán và nhận tiền từ khách hàng.

3.3. Theo dõi có hệ thống

Việc theo dõi một cách có hệ thống, từ việc bàn giao quỹ, thành tiền đến những điểm lưu ý trong ca làm việc của mình. Một vài điểm bắt buộc phải giải trình nếu có nhờ nhân viên thu ngân thay thế: nếu các liên hóa đơn không liền mạch, cần tường trình và giải thích, đơn nào hủy, hoặc đơn ở giữa do ai thực hiện thanh toán.

Đặc biệt, nếu không được phân quyền, tuyệt đối không được tự ý sửa đơn, không đăng nhập vào tài khoản của thu ngân khác để thực hiện thanh toán. Đối với tất cả những trường hợp rời khỏi vị trí làm việc, bắt buộc phải mang theo chìa khóa quỹ. Chủ quán cũng có thể theo dõi các đơn ngắt quãng, nhân viên nào thực hiện và thời gian cụ thể như thế nào.

3.4. Những trường hợp áp dụng giảm giá

Chiết khẩu cho khách hàng theo đúng, đủ điều kiện mà các chương trình khuyến mãi đề ra. Đối với khách hàng nhận được giảm giá, đặc biệt cần phải có mã code, hoặc những chương trình áp dụng đồng loạt kiểm soát được số lượng tránh trường hợp tràn lan, không hiệu quả.

Một vài thương hiệu phần mềm hiện nay có tích hợp tính năng tổng hợp chương trình khuyến mãi, số lượng mã đã dùng, điều kiện hóa đơn cũng được áp dụng, nếu hóa đơn không đủ điều kiện, hóa đơn sẽ không được áp dụng giảm giá.

3.5. Quản lý hóa đơn

Thanh toán, hóa đơn chốt cuối cùng của khách hàng chỉ có duy nhất một hóa đơn. Mọi trường hợp hóa đơn tẩy xóa, sửa đổi bằng tay đều phải có sự đồng ý của quản lý. Không phải trực tiếp sửa lại đơn trên hệ thống.

Tất cả hóa đơn thanh toán qua thẻ hoặc các đơn khác thường, đều phải giữ lại biên lai. Các liên giao dịch và tổng hợp đủ cuối ngày bàn giao cho quản lý.

Với phần mềm này, mỗi nhân viên sẽ được phân quyền theo nhiệm vụ, giới hạn chức năng theo vị trí của mình. Mọi hoạt động sửa đổi hệ thống chỉ ghi nhận với cấp độ quản lý trở nên.

Tổng hợp doanh thu, hóa đơn theo từng ngày, chi tiết thông tin thu ngân. Thông tin được đối chiếu được đơn chuyển vào bar, bếp, để kiểm soát, tránh sai phạm. Bên cạnh đó, việc tổng hợp được bao nhiêu mã khuyến mãi được áp dụng.

4. Kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền quán cafe phù hợp, tiết kiệm

Sau đây mình xin đưa ra những kinh nghiệm mà mình tích lũy được trong quá trình lựa chọn cho quán của Hưng một cái máy tính tiền quán cafe. Để lựa chọn một phần mềm tính tình quán cafe đơn giản mà hiệu quả thì nên lưu lại 9 bí quyết sau đây nhé:

4.1 Xác định rõ nhu cầu của bạn khi mua máy tính tiền

Việc đầu tiên bạn cần biết đó chính là cần quan tâm xem mục đích mình cần mua máy tính tiền để làm gì? Có cần thiết với mô hình kinh doanh quán của mình hay không? Hiện trên thị trường có nhiều loại: máy tính tiền mini, máy tính tiền quán trà sữa, máy tính tiền quán cafe, máy tính tiền cảm ứng POS…bạn nên xác định loại nào phù hợp với mình cũng như là nhu cầu tài chính.

4.2 Không ham rẻ, hãy xem xét kỹ các tính năng

Bạn mua máy tính tiền để mang lại hiệu quả cho hoạt động quán café của bạn chứ không phải chỉ là hình thức để đối phó với khách hàng. Chính vì vậy, không nên mang tâm lý thích mua hàng rẻ để mua. Cái gì cũng có cái giá của nó cả.

Tôi cũng có 1 người bạn anh ta mua máy tính tiền với giá cực rẻ. Nhưng khi mua về sử dụng sau khi xài được 1 tháng thì máy gặp trục trặc không thể hoạt động được nữa. Sau đó gọi cho bên bán để họ xuống sửa chữa thì họ nói máy mua với giá rẻ như vậy nên không có được bảo hành.

Làm cho người bạn của tôi phải bỏ ra 1 số tiền không nhỏ để mời thợ sửa về. Không những tốn tiền, tốn công mà còn ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của anh ta nữa.

Nói chung thì máy tính tiền cũng là một thiết bị điện tử và để sử dụng tốt, đảm bảo nó thì cần phải có sự hỗ trợ tốt về kỹ thuật của bên đối tác, nếu bạn mua chỗ không kinh doanh chuyên về máy tính tiền quán cafe thì bạn sẽ gặp khó khăn lớn trong việc giải quyết khó khăn khi bạn gặp phải trong quá trình sử dụng.

4.3 Chọn mua máy tính tiền có thương hiệu, tên tuổi uy tín

  Thị trường có rất nhiều loại máy tính tiền với nhiều mẫu mã và mức giá khác. Từ những sản phẩm chất lượng thấp cho đến những sản phẩm chất lượng cao. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên chọn loại máy tính tiền quán cafe đã có tên tuổi ở trên thị trường để có chính sách cũng như chất lượng tốt hơn.

Tôi gợi ý cho bạn cái tên đó là máy tính tiền Sapo, tôi cũng lựa chọn cho quán của Hưng cái thương hiệu này, nó được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng, và chế độ chăm sóc, bảo trì bên đó cũng khá tốt nữa.

4.4 Xác định mục tiêu lâu dài

Bạn không nên coi việc mua máy chỉ là để thử nghiệm, và đợi khi nào kinh doanh thành công thì mới đầu tư 1 máy tốt hơn. Nếu bạn suy nghĩ như vậy thì việc kinh doanh của bạn cũng sẽ chỉ mang tính chất thử nghiệm, không xác định được mục tiêu lâu dài.

Bạn cần phải suy nghĩ công việc kinh doanh của bạn có thể tốt đẹp và phát triển hơn nữa trong tương lai thì như vậy bạn sẽ không bao giờ muốn sử dụng những cái máy tính tiền chỉ có thể dùng trong thời gian 1-2 năm mà muốn nó vẫn có thể đáp ứng được các yêu cầu của bạn trong thời gian 3 năm tới thậm chí là 5 năm. Đó chắc chắn sẽ là điều không thể.

4.5 Mua máy tính tiền trước ngày khai trương

Bạn nên tính toán đến việc thử nghiệm máy tính tiền cho cửa hàng của mình trước ngày bạn khai trương 1-2 tuần. Có như vậy thì khi đến ngày khai trương đông khách mọi thứ hoạt động ổn định ngay, không gặp tình trạng lúng túng khi sử dụng và khách hàng sẽ đánh giá không tốt điều đó.

Bên cạnh đó, những nơi cung cấp cũng cần 1 thời gian để nhập hàng về cũng cử người xuống cửa hàng lắp đặt và hướng dẫn bạn vận hành.

4.6 Trong một số trường hợp, hãy cân nhắc đến việc thuê máy tính tiền

Nếu bạn chỉ kinh doanh theo thời gian ngắn nhất định thì bạn không nên mua hẳn 1 máy tính tiền. Như vậy sẽ quá lãng phí nếu bạn bỏ ra 10 – 20tr mua 1 máy tính tiền chỉ để phục vụ trong vài tuần lễ hội chợ, thay vì mua máy như vậy bạn có thể tìm thuê 1 máy tính tiền.

4.7 Không nên mua máy có model quá cũ

Những máy tính tiền model cũ sẽ rất là khó khăn cho bạn trong việc thay thế linh kiện khi máy của bạn khi bị hư hỏng, vì những máy tính tiền model cũ sẽ không còn sản xuất nữa sẽ rất kho khăn khi bạn muốn mua linh kiện để thay, nếu có thì giá thành cũng sẽ rất cao.

4.8 Quan tâm đến bảo hành của máy tính tiền

Bạn cần quan tâm đến thời gian bảo hành của máy vì đây là thiết bị điện tử thường xuyên cần sự hỗ trợ của kỹ thuật, vì vậy thời gian bảo hành lâu sẽ giúp bạn yên tâm hơn cho sản phẩm của mình.

4.9 Ưu tiên chọn máy tính tiền tích hợp sẵn phần mềm

Sở hữu máy tính tiền và phần mềm quản lý đính kèm đều rất cần thiết khi bạn bắt đầu mở quán cafe, nhà hàng, quán ăn. Vì vậy, có một giải pháp vô cùng kinh tế có thể giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí kha khá, đó là hãy ưu tiện chọn mua máy tính tiền được ưu đãi miễn phí tích hợp luôn phần mềm quản lý.

Cuối cùng qua sàng lọc thì mình quyết định lựa chọn máy tính tiền của Sapo với tên gọi là Sapo FnB với màn hình cảm ứng xịn xò, tích hợp sẵn in bill trên máy luôn và được miễn phí sử dụng phần mềm tới 1,5 năm.

Mà kể ra cũng kỳ, tôi bỏ bao nhiêu thời gian để kiếm cho nó cái máy tính tiền, vậy mà nó còn kêu tôi nhập giúp nó số liệu lên máy luôn chứ, với lý do “quán đang trong giai đoạn setup nên không có thời gian”, thôi thì tình nghĩa bạn bè nên mình cũng giúp. Mà may mắn là mình mua máy tính tiền bên Sapo nên được hỗ trợ luôn khâu nhập liệu số lượng. Đúng thật là tuyệt cú mèo!

Nếu bạn mở quán quy mô nhỏ thì dùng phần mềm đơn giản thôi, còn nếu muốn xịn thì mua máy tính tiền cảm ứng Sapo FnB. Bạn đừng hỏi là máy tính tiền giá bao nhiêu, mà hãy tự nói với mình là “tiền nào của nấy, đã đầu tư kinh doanh thì đầu tư cho đáng”, mà thật ra máy tính tiền không mắc đâu. Chúc bạn thành công với việc kinh doanh của mình nhé!